Às vezes nos pegamos pensando o quanto gastamos durante um mês e em que nós gastamos. Todavia, ao refletir sobre estes questionamentos e não conseguir respondê-los, significa que tem algo errado.
Como assim você não sabe quanto gastou no mês? Está desorganizado com suas despesas? Não está mais conseguindo ter controle de todos os seus gastos mensais?
Nos próximos tópicos, nós iremos abordar e ensinar você a conseguir se organizar e planejar seus custos e saber quais foram suas despesas. Acompanhe o texto, tire suas dúvidas e aprenda dicas.
O que é controlar custos e despesas?
Controlar custos e despesas, significa que você está gerenciando suas finanças, ou seja, você está administrando e vendo para onde estão indo seus gastos, o destino deles.
Para conseguir controlar os seus custos e despesas, é preciso ter um sistema organizado em suas mãos com todos os detalhes e gastos que você tem durante o mês, possuindo isso em suas mãos você terá noção de quanto gasta e onde pode realizar os cortes.
Para realizar esse controle, basta imaginarmos que nossa vida é uma pequena empresa que tem seus custos e despesas para se manter ativa, com esse pensamento, você consegue ter um melhor entendimento e realizar um controle rígido e organizado.
Entendendo a diferença entre custos e despesas
Antes de começar a mostrar como controlar esses dois termos, você deve saber identificar a diferença entre eles, para assim poder distinguir ambos e saber onde cada um se encaixa no tema das suas finanças, afinal o que é o custo? O que são as despesas?
A diferença entre eles é a seguinte: O controle de custos nada mais é, do que o valor para compra de matérias-primas, pagamento de salários dos empregados que trabalham na empresa e os custos com transportes e logísticas dos produtos vendidos.
O controle de despesas significa o valor gasto com a manutenção da empresa, que seria a limpeza do local, o marketing de suas vendas, assinatura dos periódicos e valores gastos com o bem estar do cliente.
Aprendendo melhor o conceito desses termos, fica mais fácil identificar cada gasto da sua micro ou pequena empresa e alcançar uma melhora no entendimento de tudo isso.
Fazendo o controle
Seja o mais organizado possível, primeiramente, você deve organizar uma tabela ou planilha com todos os gastos e todas as informações que você tem sobre suas finanças.
Desta forma, você poderá adicionar valores diários a essa planilha, conforme forem seus gastos. Com a tabela detalhada, você terá um controle de custos e despesas muito eficaz.
Obtendo essas informações, você poderá comparar os gastos mensalmente, ou semanalmente, conforme desejar. Abaixo vamos listar os itens que devem estar nesta planilha ou tabela:
1- Saldo inicial
O valor que você deve colocar neste tópico, será o montante que você tem disponível no início do período que está fazendo o controle, ou seja, o valor do momento inicial, do começo do mês.
Com isso, você terá um fácil acesso a todos os dados da planilha e poderá realizar uma futura comparação de valores entre as datas dos saldos.
Neste tópico, é importante somente que você coloque o que realmente tem disponível naquele momento, deixe as receitas ou outros valores que você tem a receber para colocar em outro lugar na planilha, logo mais iremos mostrar como e onde devem ser colocadas estas informações.
2- Valores de entrada
Nesta etapa, deve-se colocar toda e qualquer entrada de capital, por menor que seja. Coloque todos estes dados em um local especial na tabela para você não se perder com os valores.
Estas informações são muito importantes para o contexto geral da planilha, pois somente com elas, você poderá ter o controle absoluto de tudo.
Especifique as receitas, com todas as informações necessárias de controle, desde a espécie da receita até a forma de como ela foi paga.
3- Valores de saída
Neste tópico devem ser especificados na planilha todos os gastos que sua empresa veio a pagar. Para começar a montagem destes dados, coloque primeiramente os gastos fixos da sua empresa, como por exemplo, a conta de energia, água, gás de cozinha, gastos com transportes e logística de produtos.
Após, devem ser colocados os custos variáveis da empresa que têm uma relação com a quantidade de mercadoria que foi produzida, como por exemplo: a matéria prima e os salários. Não esqueça que os custos são referentes aos produtos e serviços da empresa, conforme vimos nos primeiros tópicos.
Existem despesas fixas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição dos produtos, como é o caso do IPTU.
Enquanto que as despesas variáveis são influenciadas pela quantidade e montante de vendas, um exemplo disso é a comissão do vendedor, ou seja, quanto mais ele vende, mais ele fatura, um clássico exemplo de custo variável.
Importância do controle financeiro
Fazendo um controle correto, com a planilha organizada e com todas as informações necessárias para realizar análises, você terá um grande instrumento de ajuda nas suas mãos, um grande facilitador para conseguir gerir melhor suas finanças.
Com este controle você tem disponível uma detalhada avaliação de todas as receitas que vão entrar e das despesas que estão para sair, a planilha possibilita a você um controle bem detalhado.
Você terá acesso ao saldo operacional e ao saldo final das suas finanças. O saldo operacional corresponde ao valor em dinheiro que entrou durante um período estipulado (ano, mês, semana ou dia), consegue-se esta informação através do saldo entre gastos, entradas e saídas da empresa durante um determinado tempo.
O saldo final é a soma do saldo inicial com o operacional, este valor define o quanto de receita foi acrescido a um negócio, ou caso feche em margem negativa, quanto será reduzido do saldo inicial.
É importante tirar um tempo para organizar esses dados e especificá-los corretamente. Temos certeza que você não irá se arrepender, pois valerá muito apena ter todos esses dados na tela do seu computador ou dispositivo móvel na hora e momento que desejar.
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